A hatékony onboarding vagy beillesztési folyamat számomra egy igen fontos téma.
A sikeres kiválasztási folyamat végén, a jelölt Igen-t mondott az ajánlatunkra, örülünk ennek, de nem dőlhetünk hátra, most kezdődik igazán a munka! A saját bőrömön is tapasztaltam pozitív és negatív példákat.
Az onboarding, beillesztési folyamat hatékonysága kiemelten fontos, ha nem szeretnénk a kiválasztásba fektetett energiát, időt és pénzt a wc-n lehúzni. A statisztikák szerint a próbaidő elején történő felmondások egyik oka – a nem megfelelő onboarding, szerencsére a fluktuáció mértéke a próbaidő előre haladtával egyre inkább csökken.
Az élményalapú onboarding lehet az egyik megoldás a próbaidő alatti felmondás megelőzésére?
Az első munkahelyemen kifejezetten „élményszerű” onboarding-ban volt részem (ennek már 12 éve), egy alaposan megszerkesztett, felépített 3 hónapos programról volt szó, ahol a gyártó-és kereskedő vállalat mindkét profiljába betekintést tudtam szerezni. 3 hónapra előre tudtam, hogy milyen területtel, folyamattal fogok megismerkedni, beleláttam a gyártósori munkavégzésbe, megismerkedhettem a cég termékeivel, valamint jobban tudtam azonosulni a cég értékeivel és később képviselni azokat.
PRE-ONBOARDING
Hogyan tartsuk a kapcsolatot az új munkavállalóval abban az esetben, ha pl. 1 vagy 2 hónapos felmondási idő után tud csak kezdeni nálunk?
HR-esként és a felettes vezetőként is tudunk ezért tenni. Egy-egy üzenetváltás, érdeklődés az első munkanap előtt sokat jelent az új belépő kolléga részére. Természetesen ne napi szinten „zaklassuk”, az egészséges egyensúly itt is fontos.
Jó ötlet lehet, például egy informális, közös ismerkedés & beszélgetés egy kávézóban, külső helyszínen, a leendő csapat tagjaival. Így az első napon már nem ismeretlen közegbe érkezik az új kolléga.
Valamint a social media (LinkedIn, Facebook) felületeken is tarthatjuk a kapcsolatot a leendő munkatárssal, erősítve a kötődést.
ONBOARDING
- Várjuk felkészülten a jelöltet! Legyen előkészítve a kolléga gépe/telefonja/autója/helye, HR papírok és a belépőkártya. Egy”marketing” fogással élve készíthetünk az asztalra logós bögrét/füzetet/egérpadot/tollat. Nem biztos, hogy csak a repi cuccok miatt maradna a kolléga, de ez is lehet a „welcome package” része.
- Kommunikáljuk, hogy új kolléga csatlakozik a szervezethez. (Ne 1 hét múlva, miután belépett!). A különféle vállalati kommunikációs platformokat is használhatjuk (pl. belső HR oldal, Yammer stb.) erre, ezzel is mutatva, hogy készültünk az érkezésére.
- A manager alakítsa ki és tervezze meg a beillesztési folyamat részeként teljesítendő tréningeket & találkozókat és egyeztessen a HR-el, kérjen tanácsot, ha szükséges.
- Ne zúdítsuk rá az információkat az új kollégára az első napon, héten. A kötelező corporate, GDPR, IT, HR stb. tréningeket folyamatában végezze el az új kolléga, pl. az első hónap végére.
- A HR intranet is segíthet bennünket, ahol jól összeszedett munkavállalói életciklussal kapcsolatos információkat találhat az új kolléga.
- Az onboarding folyamatot monitorozzuk, ha van rá lehetőség a végén anonim kérdőív segítségével kérjünk visszajelzést a program hatékonyságáról. Ez számunkra is segítség lehet, megtudhatjuk, ha esetleg változtatnunk kell valamit a folyamaton.
- A multinacionális cégeknél közkedvelt „buddy” szerepe sem elhanyagolható. A szervezet mindennapos folyamataiban tud segíteni, növelheti az elköteleződést és segíthet a vállalati kultúra megértésében is. Pl. egy közös ebéd, beszélgetés a kezdés első napjaiban sokat segíthet.
- A munkakörrel kapcsolatos elvárások, feladatok világos közlése és az ígéretek betartása is segíthet a kezdeti fluktuáció csökkentésében.
- A próbaidő vége előtti beszélgetés a managerrel, HR -el összefoglalja az elmúlt 3 hónap tapasztalatait, akár tanúlságait. Ez a találkozó is lehetőséget teremthet, hogy az esetleges kérdéseket, tisztázandó pontokat megbeszélhessük. Egy oklevél/póló / apró figyelmesség a teljesített próbaidőről, egy elismerés lehet a kolléga részére, amit LinkedInen is tud/unk posztolni (akár az Employer Branding részeként).
Nagyon fontos, hogy a HR legyen elérhető az új belépő számára, illetve szükség esetén a managernek is támaszt tudjon nyújtani.
